A partire dal 1° gennaio 2026, entra in vigore una nuova importante disciplina che riguarda tutti gli esercenti e i commercianti che accettano pagamenti elettronici: l’obbligo di collegare telematicamente il POS (e gli altri strumenti di pagamento elettronico) al registratore telematico o al sistema di certificazione dei corrispettivi.
Questo cambiamento normativo nasce nell’ambito della Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 74 e 77, Legge n. 207/2024) e ha come finalità principale rafforzare la lotta all’evasione fiscale, assicurando un monitoraggio più trasparente e integrato delle transazioni digitali.
Che cosa cambia per esercenti e commercianti?
La principale novità è l’introduzione di un collegamento “logico” tra il POS e il registratore di cassa o software fiscale, con l’obiettivo di garantire che ogni pagamento elettronico sia associato al corrispettivo telematico inviato all’Agenzia delle Entrate.
Non si tratta di un collegamento fisico o di un nuovo cablaggio:
Il collegamento avverrà tramite una procedura online sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, senza necessità di modifiche hardware al POS o al registratore.
Tutti i dispositivi sono coinvolti:
Oltre ai POS tradizionali, rientrano nell’obbligo anche wallet digitali, link di pagamento e POS virtuali.
Chi effettua l’associazione:
L’operazione può essere fatta direttamente dall’esercente oppure tramite un intermediario (ad esempio il commercialista) accedendo con SPID, CIE o CNS all’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate.
Scadenze e adempimenti
Per i dispositivi POS già in uso entro il 1° gennaio 2026 (o attivati tra il 1° e il 31 gennaio), gli esercenti avranno 45 giorni di tempo dalla messa a disposizione del servizio online per completare l’associazione.
Per i POS nuovi o sostituiti, la registrazione dovrà essere effettuata entro l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo alla data di attivazione.
Le sanzioni previste
Il mancato rispetto di queste nuove regole non è privo di conseguenze. In particolare:
Per mancata registrazione dei pagamenti elettronici:
- Sanzione di 100 euro per ogni operazione non registrata correttamente, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre solare.
Per mancata associazione POS–cassa:
- Sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000 euro.
In caso di violazioni ripetute:
- È prevista anche la possibile sospensione dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
Criticità e tutele
È importante sottolineare che ci sono situazioni particolari per alcune categorie di esercenti che, per legge, sono esonerati dall’uso del registratore telematico (es. tabaccai o edicolanti). In questi casi, il pagamento elettronico può risultare tracciato, ma la corrispondente emissione dello scontrino telematico potrebbe non essere registrata, creando possibili anomalie nei controlli fiscali.
Per agevolare queste situazioni, l’Agenzia delle Entrate ha previsto l’invio di “lettere di compliance”: avvisi bonari che consentono agli esercenti di presentare la documentazione giustificativa tramite l’applicativo Civis prima di possibili accertamenti.
La novità del “matrimonio telematico” tra POS e registratore di cassa non rappresenta una rivoluzione tecnologica, ma cambia in modo strutturale il monitoraggio dei pagamenti digitali in Italia. Per esercenti e professionisti si tratta di un passaggio obbligato verso una gestione più trasparente e digitalizzata delle transazioni, con importanti benefici per la lotta all’evasione fiscale e, allo stesso tempo, la necessità di adeguarsi tempestivamente per evitare sanzioni.
Iniziativa competenze digitali del programma Digitalmenti finanziata dal fondo MIMIT per i consumatori – Anno 2024